De 30%-regeling in de payroll – gaat dat wel goed?

Auteur: Marian Manders-Van de Vinne, Boxx global expat solutions (Marian@boxx-expat.com) E&eacute;n van de voorwaarden voor het verkrijgen en behouden van de 30%-regeling is dat jaarlijks aan een minimaal salariscriterium voldaan wordt. Of dit het geval is, wordt jaarlijks getoetst door de belastingdienst, door te kijken naar het fiscale jaarloon. Indien niet aan het salariscriterium voldaan wordt, dan kan de regeling met terugwerkende kracht voor het betreffende jaar en de toekomst ingetrokken worden. De correcte implementatie van de 30%-regeling in de salarisadministratie is daarom enorm belangrijk en verdient zo tegen jaareinde een stukje extra aandacht. Salariscriterium Hoe de 30%-regeling bij een werknemer met een salaris boven &euro; 52.699 (2016) bruto per jaar toegepast moet worden in de salarisadministratie, is over het algemeen wel bekend. De werknemer blijft bij volledige toepassing van de 30%-regeling voldoen aan het salariscriterium en dit zal dan ook niet snel tot problemen leiden. Maar wat nu wanneer de werknemer een bruto loon heeft dat lager is dan &euro; 52.699? Dan komen enkele vragen op, zoals: Betekent dit dat er helemaal g&eacute;&eacute;n gebruik kan worden gemaakt van de 30%-regeling? Wat te doen als een werknemer gedurende het jaar in Nederland komt werken en welke bestanddelen van het loon mogen in aanmerking worden genomen bij de toetsing of er wordt voldaan aan het salariscriterium? De eerste vraag kan gelukkig ontkennend beantwoord worden. Ook bij een lager loon kan de 30%-regeling toegepast worden, alleen niet voor 30%, maar voor een lager percentage. Het salariscriterium wordt namelijk gesteld als een minimaal fiscaal loon. Bij het salariscriterium wordt daarbij ook nog een onderscheid gemaakt indien de werknemer de 30-jarige leeftijd nog niet bereikt heeft en in het bezit is van een Master diploma welke vergelijkbaar is met een Nederlands Master diploma. De twee salariscriteria zijn: &euro; 36.889 (2016) / &euro; 37.000 (2017) voor werknemers die niet voldoen aan de voorwaarden voor het lagere salariscriterium; en &euro; 28.041 (2016) / &euro; 28.125 (2017) voor werknemers jonger dan 30 in bezit van een kwalificerende Master. Implementatie De tweede en derde vraag en het onderscheid in salariscriteria, leiden echter tot een aantal praktische implementatie vraagstukken, zoals: Hoe pas je de 30%-regeling toe voor een werknemer die gedurende het jaar 30 wordt en waarvoor voorheen het verlaagde inkomenscriterium is toegepast? Indien een werknemer gedurende het jaar in Nederland komt werken en de 30%-regeling verkrijgt, mag dan al rekening gehouden worden met vakantiegeld indien dit pas in het tweede jaar van de dienstbetrekking betaald wordt? Indien een werknemer al voor de invoering van het salariscriterium gebruik maakt van de 30%-regeling en hieraan vanaf het toetsingsmoment wel moet gaan voldoen, hoe bereken je dat? Hoe de praktische uitwerking is voor deze situaties, wordt duidelijk aan de hand van de hierna volgende voorbeelden. Voorbeeld bruto loon lager dan &euro; 52.699 Een werknemer kwalificeert met ingang van 1 januari 2016 als ingekomen werknemer. Hij heeft een bruto jaarloon (inclusief vakantiegeld) van &euro; 42.000. Het minimale fiscale loon na toepassing van de 30%-regeling bedraagt voor 2016 &euro; 36.889. In totaal kan een bedrag van &euro; 5.111 vrij vergoed worden onder toepassing van de 30%-regeling om aan het salariscriterium te blijven voldoen. Dit komt neer op 12,17% onbelaste vergoeding in plaats van 30%. In dit voorbeeld kan de 30%-regeling gewoon worden toegepast, weliswaar niet voor de volledige 30%, maar partieel. Het is in deze situatie aan te raden om ieder jaar een controle op het salariscriterium te doen alvorens de salarisadministratie over een jaar definitief wordt afgesloten, zodoende de 30%-regeling veilig te stellen. Indien niet voldaan wordt aan het salariscriterium, dan volgt er meestal eerst een brief van de belastingdienst, waarin de mogelijkheid geboden wordt om toe te lichten waarom naar uw mening wel aan het salariscriterium voldaan wordt of om de salarisadministratie met terugwerkende kracht aan te passen (en alsnog de benodigde belasting af te dragen). In de praktijk zien wij echter met enige regelmaat dat bedrijven niet staan te springen om deze correctie(s) door te voeren aangezien de salarisadministratie van het desbetreffende jaar al afgesloten is. Is correctie niet meer mogelijk, dan leidt dit tot volledige intrekking van de 30%-regeling met terugwerkende kracht voor dat jaar en voor de toekomst. Een correctie in de aangifte inkomstenbelasting (meer belast loon aangeven) is niet toegestaan. Voorbeeld indiensttreding gedurende het jaar Een werknemer treedt per 1 augustus 2016 in dienst. Hij heeft een bruto maandsalaris van &euro; 3.000 (exclusief vakantiegeld). Er is geen eigen bijdrage pensioen van toepassing op deze werknemer. Het salariscriterium voor toepassing van de 30%-regeling wordt in deze situatie tijdsevenredig herleid. Dit leidt tot een salariscriterium van een fiscaal loon van &euro; 15.370 (&euro; 36.889 /12 x5) waaraan de werknemer dient te voldoen. Zonder rekening te houden met het vakantiegeld, kwalificeert de werknemer niet voor de toepassing van de 30%-regeling, hij heeft namelijk over de periode augustus &ndash; december een fiscaal loon van maar &euro; 15.000. Ondanks dat het vakantiegeld in de meeste gevallen pas in het volgende jaar wordt uitbetaald, mag het vakantiegeld toch worden meegenomen in de toets of een werknemer voldoet aan het salariscriterium. Het fiscaal loon komt op &euro; 16.200 wanneer het vakantiegeld ook tijdsevenredig wordt bijgeteld. Hierdoor kwalificeert de werknemer alsnog voor de 30%-regeling. Weliswaar niet voor de volledige 30%, maar er kan rekening worden gehouden met 5.1% onbelaste vergoeding. Het is belangrijk dat ook in deze situatie een controle wordt uitgevoerd v&oacute;&oacute;r (definitieve) afsluiting van de salarisadministratie om voortzetting van de 30%-regeling te kunnen garanderen. Voorbeeld 30 jaar worden gedurende een jaar Een werknemer die gedurende het jaar 30 jaar wordt, dient vanaf de maand nadat deze de leeftijd van 30 jaar heeft bereikt te voldoen aan het reguliere salariscriterium van &euro; 36.889 (2016). Stel dat een werknemer op 25 april 30 jaar wordt. Hij dient dan vanaf 1 mei te voldoen aan het reguliere salariscriterium en tot 1 mei aan het verlaagde salariscriterium. Voor de toets of de werknemer voldoet aan het salariscriterium op jaarbasis, worden praktisch gezien (en ook door de belastingdienst) beide tijdvakken tijdsevenredig in aanmerking genomen. Tot 1 mei bedraagt het tijdsevenredig herleide fiscale loon &euro; 9.347 (&euro; 28.041 * 4/12) en vanaf 1 mei bedraagt dit &euro; 24.593 (&euro; 36.889 * 8/12). In totaal is het salariscriterium voor dat jaar een fiscaal loon op jaarbasis &euro; 33.940. Ook bij het toetsingsmoment (2016 is het laatste jaar waarin de 5-jaars van toepassing is voor beschikkingen afgegeven voor 1 januari 2012) speelt eenzelfde problematiek en dient het loon vanaf het toetsingsmoment herrekend te worden naar een jaarsalaris om te beoordelen of aan het salariscriterium wordt voldaan. Conclusie Het is mogelijk om de 30%-regeling partieel toe te passen, al doet het percentage van 30 anders vermoeden. In de praktijk is deze parti&euml;le toepassing minder bekend en wordt dan ook niet altijd op juiste wijze toegepast. In de situaties dat er sprake is van een parti&euml;le toepassing is het belangrijk om voor sluiting van de salarisadministratie van een jaar een toets uit te voeren of er nog steeds wordt voldaan aan het salariscriterium. Correcties kunnen namelijk alleen in de salarisadministratie worden doorgevoerd en niet via de aangifte inkomstenbelasting. Wordt er op enig moment niet meer voldaan aan het salariscriterium en er vindt g&eacute;&eacute;n correctie in de salarisadministratie plaats, dan betekent dit het einde van de toepassing van de 30%-regeling met terugwerkende kracht tot het begin van het desbetreffende jaar. Hiermee is de werknemer de regeling niet alleen voor dat jaar, maar ook voor de toekomst kwijt. Tips voor de praktijk - Heeft een werknemer een bruto loon lager dan &euro; 52.699 dan is het toch mogelijk om de 30%-regeling partieel toe te passen. - Let op situaties wanneer een werknemer met een kwalificerende Master de leeftijd van 30 jaar bereikt en vanaf deze datum dient te voldoen aan het reguliere salariscriterium. - Voorkom ellende en toets v&oacute;&oacute;r definitieve sluiting van de salarisadministratie, meestal in december of januari, of er wordt voldaan aan het salariscriterium. Zo niet, kan er nog een correctie worden gedaan en blijft het recht op toepassing van de 30%-regeling behouden.