Het personeelsdossier en de AVG

Auteur: Helmi van Bergen, werkzaam als voorlichter bij GrensInfoPunt Maastricht en als zelfstandig juridisch adviseur. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel (info@juridiqua.nl) Wanneer de sollicitant uit het vorige artikel &ldquo;Ook sollicitanten hebben recht op privacy bij de verwerking van hun persoonsgegevens&rdquo; aangenomen is bij zijn nieuwe werkgever, dan legt de werkgever een personeelsdossier over die werknemer aan. Dit kan een papieren versie zijn, maar dit gebeurt tegenwoordig veelal digitaal. In Nederland(1) en in Belgi&euml;(2) is dat toegestaan, in Duitsland niet(3). Ook de verwerking van de persoonsgegevens in het personeelsdossier is gebonden aan de AVG, de GDPR (Engels) of de DS-GVO (Duits). In dit artikel beschrijf ik de verwerking van persoonsgegevens in het personeelsdossier vanuit de Nederlandse situatie. Indien er specifieke Belgische en Duitse(4) regelgeving en/of afwijkingen van toepassing zijn, zal dit worden aangegeven. Het personeelsdossier Zowel het papieren personeelsdossier alsook het digitaal personeelsdossier dient te voldoen aan de AVG. Dit gaat onder andere over beveiliging van de dossiers, het opnemen van de persoonsgegevens van de werknemer, de grondslag hiervoor en de doorgifte van persoonsgegevens. Persoonsgegevens en hun grondslag Het personeelsdossier bevat een veelheid aan informatie over de werknemer. Alle soorten informatie worden opgeslagen omdat ze een grondslag hebben volgens de AVG. De gegevens over de werknemer dienen rechtmatig te zijn verzameld en doelmatig. Dat laatste wil zeggen niet meer gegevens dan noodzakelijk. Over het algemeen bevat een personeelsdossier de volgende persoonsgegevens: Algemene persoonsgegevens zoals naam, adres, woonplaats, geboortedatum, bankgegevens, salarisgegevens(5). Deze gegevens zijn nodig om de uitvoering van het arbeidscontract mogelijk te maken(6). Kopie legitimatiebewijs op grond van een wettelijke verplichting(7). Informatie over scholing, zowel de vooraf gevolgde scholing alsook de tijdens arbeidsovereenkomst. Een werkgever is namelijk verplicht om de werknemer scholing aan te bieden(8). Verzuimdossier op grond van een wettelijke verplichting(9). Privacyrechten werknemer Daarnaast dient de werkgever de werknemer te informeren over: Welke informatie er wordt verzameld en op welke manier ze deze informatie hebben verkregen (het transparantiebeginsel); Waarom deze informatie wordt verzameld (de grondslag en het doel van verwerking); De bewaartermijnen; De locatie van de verwerking; Aan wie welke informatie wordt doorgegeven; De rechten van de werknemer. De rechten, die de werknemer heeft zijn: Inzagerecht in zijn dossier; Rectificatie; Beperking van de verzameling en verwerking van gegevens: dit kan alleen wanneer er te veel gegevens en/of op een onjuiste manier worden verwerkt; Recht van verwijderen van bepaalde gegevens: uiteraard niet de wettelijk verplichte gegevens; Recht van bezwaar. Beveiliging personeelsdossier Uiteraard dient het personeelsdossier beveiligd te zijn. Dit geldt zowel voor het papieren dossier alsook voor het digitaal personeelsdossier. Passende maatregelen dienen te worden getroffen, zodat alleen de bevoegde personen bij (delen van) het personeelsdossier toegang hebben. Dit geldt zowel voor de papieren personeelsdossiers (denk bijvoorbeeld aan sleutelbeheer en toegang) alsook voor de digitale personeelsdossiers (denk hierbij aan toegangsbeheer voor alle afdelingen, die (delen van) het personeelsdossier mogen inzien of mogen bewerken). Niet iedereen, die in het personeelsdossier mag, kan alles zien. Bijvoorbeeld de salarisadministratie zal alleen die persoonsgegevens mogen inzien en verwerken die betrekking hebben op de betaling van het salaris. Daarentegen mag een leidinggevende bijvoorbeeld wel alles zien. Doorgifte van informatie over een werknemer aan derden Er zijn instanties waaraan bepaalde gegevens moeten worden doorgegeven. Dat zijn bijvoorbeeld de Belastingdienst voor de loonbelasting, een eventueel pensioenfonds, bij ziekte de bedrijfsarts of de Arbodienst. Bewaartermijnen en opschoning Over het algemeen zal het complete personeelsdossier tijdens de looptijd van de arbeidsovereenkomst volledig bewaard blijven. Maar wanneer een werknemer uit dienst is, dan dient het personeelsdossier, zowel het papieren alsook het digitale personeelsdossier niet meer actief te zijn en gearchiveerd te worden c.q. als niet meer actief te maken. Ook hoeft dan niet alle persoonsgegevens en informatie van de betreffende werknemer bewaard te worden. Voor een aantal (soorten) persoonsgegevens zijn er wettelijke bewaartermijnen, zoals: Fiscale of salarisadministratie: 7 jaar; Loonbelastingverklaring: 5 jaar; Overige informatie: 2 jaar. Dat wil niet zeggen dat alle overige informatie in het archief (papier of digitaal) na het einde van de arbeidsovereenkomst blijft liggen totdat de bewaartermijn om is. Informatie waar men na het vertrek niet meer op terug hoeft te vallen, kan men het beste meteen verwijderen. Dan moet men bijvoorbeeld denken aan diverse algemene communicatie, contactgegevens van de werknemer. Echter in geval van een arbeidsconflict of een dreigende procedure dient men wel langer te bewaren na afloop van een arbeidsovereenkomst. Conclusie Met persoonsgegevens van werknemers dient de werkgever tijdens en ook na de arbeidsovereenkomst zorgvuldig mee om te gaan. Niet alle afdelingen, die met de werknemer te maken hebben hoeven alles te zien of te weten. Zo heeft bijvoorbeeld de salarisadministratie geen rechten om zaken met betrekking tot functionering van de werknemer in te zien. Daarbij is het heel belangrijk om bij de inrichting(10) en uitvoering van een personeelsinformatiesysteem de eisen van de AVG in acht te nemen. Noten 1 Artikel 3:15a BW. 2 Artikel 3bis en artikel 3ter van de Wet betreffende de arbeidsovereenkomsten. 3 In Duitsland mag volgens het Nachweisgesetz een arbeidsovereenkomst alleen in een schriftelijke versie en met de hand ondertekend (niet digitaal) worden gearchiveerd. 4 In Duitsland wordt dit voornamelijk geregeld voor relaties tussen werknemers en werkgevers in arbeidsverhoudingen in artikel 26 BDSG. 5 Artikel 7:616 BW. 6 Artikel 6 AVG lid 1, onder b. 7 Artikel 28, lid 1, onderdeel f, wet op de loonbelasting 1964 en artikel 7.5 Uitvoeringsregeling loonbelasting 2011. 8 Artikel 7:611aBW. 9 Op grond van Wet Verbetering Poortwachter. 10 Privacy-by-default en privacy by design.