Nieuw thuiswerkbeleid? Vergeet de grensarbeiders niet!

Auteur: Evelien de Jong, Grensarbeiderscentrum, Ernst & Young Belastingadviseurs LLP te Eindhoven (evelien.de.jong@nl.ey.com) Nu medewerkers in verband met de COVID-maatregelen vaker thuiswerken, beraden veel ondernemingen zich op de toekomst. Hun HR-beleidsmakers zijn druk met het vormen van een thuiswerkbeleid. In dit artikel aandacht voor de internationale aspecten van thuiswerken, en dan met name de aandachtspunten voor grensarbeiders. In de situatie dat werknemers niet in Nederland wonen, maar over de grens: leidt het meer thuiswerken tot een sociale zekerheidsswitch, andere sociale zekerheidspremies en uitkeringsrechten? Hoe ga je daar als werkgever mee om en hoe regel je dit? Nu we massaal ondervonden hebben hoe het is om (gedwongen) thuis te werken en de COVID-19 maatregelen gelukkig steeds meer versoepeld worden, denken veel ondernemingen na over de toekomst. In de media horen we verhalen over (tech)bedrijven die aankondigen ook na de crisis vast te blijven houden aan thuiswerken. Er zijn zelfs bedrijven die de huur van hun kantoor al opgezegd hebben. Zo was bijvoorbeeld onlangs in het nieuws dat Siemens 140.000 medewerkers (1/3e van het personeelbestand) in 43 verschillende landen toestaat om permanent 2 of 3 dagen elders (&ldquo;mobiel&rdquo;, zoals Siemens het zelf noemt) te werken. Dit kan thuis zijn maar ook op een andere plek, zolang betrokkene er maar prettig en productief kan werken en dit vooraf met de leidinggevende is afgestemd. Fujitsu kondigde eveneens aan dat haar 80.000 medewerkers voor onbepaalde duur flexibel mogen werken (waar en wanneer, naar eigen inzicht) en verwacht in Japan de benodigde kantoorruimte te kunnen halveren. Twitter mailde eveneens al aan haar medewerkers dat ze, als ze willen, &ldquo;voor altijd&rdquo; thuis zouden mogen werken. Werknemers en werkgevers zien zeker de voordelen van thuiswerken; een grotere autonomie leidt naar verwachting tot verhoogde creativiteit en productiviteit bij werknemers, werkgevers kunnen kosten reduceren als minder kantoorruimte nodig is en bovendien zullen de meeste mensen de files en de reistijd missen als kiespijn. Aan de andere kant zijn er natuurlijk ook zorgen over de sociaalmaatschappelijke nadelen; hoe behoudt je het &ldquo;team gevoel&rdquo;? Zorg je dat nieuwe collega&rsquo;s de onderneming en de mensen leren kennen, dat collega&rsquo;s niet &ldquo;van de radar verdwijnen&rdquo; en medewerkers zich &ldquo;thuis&rdquo; blijven voelen in de organisatie? Werk en priv&eacute; spelen zich wellicht in dezelfde kamer af en niet iedereen heeft een goede werkplek; hoe zorg je dat werknemers hun laptop afsluiten en niet te veel uren maken of teveel afgeleid worden door hun huisgenoten of huishoudelijke taken? En hoe voorkom je dat een werknemer fysieke klachten krijgt door een slechte werkhouding of werkplek? Veel HR beleidsmakers zijn momenteel bezig met het vormen van hun beleid omtrent thuiswerken. Naast de reeds hierboven gemelde punten van zorg, spelen ook vragen als; wie mag thuiswerken, is een bepaald functieniveau of een aantal ervaringsjaren relevant? Hoeveel mag thuisgewerkt worden? In de wandelgangen hoor ik overigens dat meestal gesproken wordt over 2 &agrave; 3 dagen per week. Daarnaast dient ook nagedacht te worden over de bestaande vergoedingen. Nibud becijferde dat thuiswerken een persoon die 5 dagen thuiswerkt &euro; 43,40 per maand extra kost(1). Dienen bestaande &ldquo;standaard vergoedingen zoals reiskosten, lease-auto, OV kaart vervangen te worden door andere vergoedingen (gas, water & licht, wc papier, koffie & thee, laptop, wifi, telefoon, bureaumateriaal, &hellip;). En als een werkgever bijvoorbeeld een bureaustoel wil vergoeden, gebeurt dit op declaratiebasis of wordt deze rechtstreeks door de werkgever verstrekt? En dient deze dan bij einde dienstverband terugbetaald of gegeven te worden? Wat zijn de arbeidsrechtelijke gevolgen? Mag een werkgever controleren of de werkplek goed is ingericht? En wat als iemand toch last van zijn rug of polsen krijgt? En wat zijn de fiscale implicaties? Zijn deze vergoedingen belastingvrij onder de werkkostenregeling? Zoals al uit het voorgaande blijkt, is het onderwerp &ldquo;thuiswerkbeleid&rdquo; breed genoeg om dit hele vakblad te vullen. In dit artikel wil ik graag aandacht vragen voor de internationale aspecten en zal ik me beperken tot de aandachtspunten voor grensarbeiders. Als de werknemers niet in Nederland wonen maar over de grens: leidt het meer thuiswerken tot een sociale zekerheidsswitch, andere sociale zekerheidspremies en uitkeringsrechten? Hoe ga je daar als werkgever mee om en hoe regel je dit? Thuiswerken: impact op het toepasselijke sociale zekerheidsrecht Europese Verordening 883/2004 inzake sociale zekerheid regelt voor de Europese Unie via zogenoemde aanwijsregels in welk land iemand sociaal verzekerd is indien hij of zij in een ander land woont dan waar zijn of haar werkgever gevestigd is(2). Volgens de hoofdregel is een werknemer sociaal verzekerd in het land waar hij werkt. Dit betekent dat iemand die bijvoorbeeld in Belgi&euml; woont en in Nederland werkt, sociaal verzekerd is in Nederland. Verordening 883/2004 regelt uitsluitend de wettelijke takken van sociale zekerheid. Denk hierbij voor Nederland aan staatsouderdoms- en nabestaandenpensioen (AOW en Anw), kinderbijslag (AKW), arbeidsongeschiktheid (WIA), werkloosheid (WW) en basis ziektekosten (Zvw en Wlz). Bovenwettelijke stelsels, zoals bijvoorbeeld bedrijfspensioenen, vallen niet onder het bereik van de Verordening. Echter, indien iemand in meerdere landen gaat werken, geldt niet meer de hoofdregel maar de specifiekere aanwijsregel van artikel 13, ook wel het multi-state artikel genoemd. Deze zeer uitgebreide bepaling geeft onder andere aan dat een werknemer sociaal verzekerd is in zijn woonland indien hij substantieel in zijn woonland pleegt te werken. Volgens de toepassingsverordening is &ldquo;een aandeel van 25% of meer van de arbeidstijd en/of bezoldiging&rdquo; een indicator dat iemand substantieel in zijn woonland werkt. Dit betekent dat indien de inwoner van Belgi&euml;, bij een 5-daagse werkweek, structureel 2 of 3 dagen van thuis uit gaat werken, hij sociaal verzekerd wordt in zijn thuisland. Let op: indien iemand normaliter geen 5 maar 4 dagen werkt, dan vindt een dergelijke sociale zekerheidsswitch al plaats indien betrokkene 1 dag structureel in zijn woonland werkt. Daarnaast dient niet vergeten te worden dat niet slechts gekeken wordt naar de tijd waarin de werknemer vanuit zijn home office werkt. Ook de tijd die iemand spendeert om bijvoorbeeld in zijn woonland klanten of congressen te bezoeken, wordt meegeteld bij het 25% criterium. Wanneer het sociale zekerheidsstelsel van het woonland van toepassing is, houdt dit in dat niet langer sociale zekerheidspremies in Nederland maar in het andere land verschuldigd zijn. Dit kan afhankelijk van het land en afhankelijk van het perspectief (bezien vanuit werknemer of werkgever) goedkoper of duurder uitpakken. Daarnaast bouwt betrokkene uitkeringsrechten op in zijn woonland. Ook dit kan voordelige of nadelige consequenties hebben. Hierover later meer. Op dit moment laten de EU landen het tijdelijk thuiswerken als gevolg van COVID-19 restricties voor grensarbeiders nog buiten beschouwing(3). Als de grensarbeider v&oacute;&oacute;r Corona niet substantieel in zijn thuisland werkte, wisselt het sociale zekerheidsstelsel niet wanneer hij dat nu wel doet vanwege COVID-19. Naar verwachting zal de Commissie dit standpunt alleen handhaven zolang de Corina crisis voortduurt. Zodra de situatie stabiliseert en het thuiswerken niet meer tijdelijk is, zal een sociale zekerheidsswitch wel dienen plaats te vinden. Dit is slechts anders indien de aanwijsregels uit de Verordening aangepast worden. Bij de in 2016 voorgestelde wijzigingen aan de Verordening pleitte ik reeds voor het buiten beschouwing laten van de thuiswerktijd. Het wijzigen van de Verordening is echter een langdurige procedure. Als alternatief kunnen (buur)landen overeenkomsten sluiten op basis van artikel 8 of artikel 16 van Verordening 883/2004 waarin wordt geregeld dat een switch pas plaatsvindt bij bijvoorbeeld meer dan 40% (2 dagen) of misschien zelfs 60% (3 dagen) werken in het thuisland. Dit conform het eerder in dit vakblad door Marjon Weerepas en Ger Essers geformuleerde voorstel(4). Belastingrecht en sociale zekerheidsrecht: falsche Freunde In de praktijk maak ik regelmatig mee dat de principes van het internationale belastingrecht en het sociale zekerheidsrecht onderling verwisseld worden. Beide vakgebieden hebben op het eerste zicht overeenkomsten maar zijn toch echt anders; falsche Freunde, zoals onze Oosterburen zo mooi zeggen. Indien de inwoner van Belgi&euml; op basis van het nieuwe thuiswerkbeleid niet 5 dagen in Nederland gaat werken maar 3 dagen in Belgi&euml; (60%) en 2 in Nederland (40%), verandert ook de belastingheffing over zijn arbeidsinkomsten. Op basis van het Belastingverdrag Nederland-Belgi&euml; heeft Nederland het heffingsrecht over het arbeidsinkomen dat ziet op fysiek in Nederland gewerkte dagen (40%). Belgi&euml; mag het wereldinkomen (100%) in de belastingheffing betrekken en dient een aftrek ter voorkoming van dubbele belastingheffing te verlenen voor het arbeidsinkomen waarover Nederland mag heffen (40%). Indien betrokkene ook buiten Belgi&euml; en Nederland werkt (bijvoorbeeld business trips naar Duitsland en Frankrijk), dan heeft Belgi&euml; &ndash; uitzonderingen daargelaten &ndash; het heffingsrecht over het arbeidsinkomen dat relateert aan deze businesstrips. Het alloceren van heffingsrechten wordt vaak verward met het 25% criterium uit de sociale zekerheid. Om te bepalen of iemand substantieel in zijn woonland werkt, dient gekeken te worden naar de fysiek in het woonland gewerkte tijd. Business trips buiten het woonland worden niet meegerekend. Dit betekent dat indien iemand normaliter 5 dagen werkt, waarvan 1 in zijn woonland Belgi&euml; (20%), 3 in Nederland (60%) en 1 elders (20%) het 25% criterium voor de sociale zekerheid niet wordt overschreden. Voor de belastingheffing wordt 40% van het arbeidsinkomen toegerekend aan Belgi&euml; (de dagen in Belgi&euml; en de dagen elders gewerkt). Echter fysiek werkt betrokkene maar 20% van zijn tijd structureel op Belgisch grondgebied. Er ontstaat aldus een zogenoemde natuurlijke salary split (40/60) maar uitsluitend de Nederlandse sociale zekerheidswetgeving blijft van toepassing. Link naar thuiswerkbeleid - fiscaal Indien een in Nederland wonende werknemer 2 dagen thuis werkt, dan heeft dit geen impact op zijn netto loon of uitkeringsrechten. Hij blijft in Nederland belasting- en premieplichtig. Ook blijft hij in Nederland verplicht verzekerd tegen ziektekosten en bouwt hij Nederlandse uitkeringsrechten op. Zijn collega die over de grens woont, krijgt echter te maken met een ander netto loon. De belastingheffing over zijn inkomen verandert, hetgeen kan leiden tot een hoger of lager netto loon. Het internationale werkpatroon heeft daarnaast ook een complexere aangifte Inkomstenbelasting tot gevolg. De werkgever zal namelijk mogelijk 100% Nederlandse loonbelasting blijven inhouden. De te veel afgedragen Nederlandse loonbelasting kan de werknemer terugkrijgen via zijn Nederlandse aangifte Inkomstenbelasting. Daarnaast dient hij via zijn Belgische aangifte personenbelasting Belgische belasting te betalen en een aftrek ter voorkoming van dubbele belastingheffing te claimen. Cashflow problemen kunnen ontstaan indien de teruggave later volgt dan de Belgische te betalen aanslag. Het is niet ondenkbaar dat een werknemer bij zijn werkgever aanklopt voor compensatie dan wel assistentie. Het verdient dan ook aanbeveling om in het thuiswerkbeleid na te denken over vragen als: wordt het internationale werkpatroon reeds in de payroll verwerkt? Vergoeden we een eventuele negatieve impact op het nettoloon van de werknemer? En komt het eventuele voordeel van een salary split ten gunste van de werknemer of wordt zogenoemde tax equalisation toegepast? Vergoeden we bijvoorbeeld kosten van een belastingadviseur of hulp bij het invullen van de aangifte? Link naar thuiswerkbeleid &ndash; sociale zekerheidsuitkeringen Indien een werknemer in een ander land sociaal verzekerd wordt dan waar de werkgever is gevestigd, heeft dit niet alleen impact op de loonkosten voor de werkgever en het netto loon van de werknemer (er zijn immers buitenlandse sociale zekerheidspremies verschuldigd &ndash; die kunnen lager of hoger zijn). Onderworpen zijn aan een ander sociale zekerheidsstelsel heeft ook gevolgen voor de sociale zekerheidsdekking. Zo zal de werknemer een andere ziektekostenverzekering moeten afsluiten, met mogelijk ook gevolgen voor zijn gezinsleden. Het recht op kinderbijslag, kinderopvangtoeslag en kindgebonden budget wijzigt. Bij ziekte en arbeidsongeschiktheid dient de buitenlandse wetgeving gevolgd te worden (welke impact heeft dit op de Nederlandse verplichting tot loondoorbetaling op basis van de CAO?). De opbouw van het buitenlandse staatspensioen sluit mogelijk niet aan bij de opbouw van het Nederlandse bedrijfspensioen. Bij de vormgeving van het beleid dient ook deze impact meegenomen te worden. Is dit alleen een mogelijk probleem van de werknemer of compenseert de werkgever dit (deels)? Link naar thuiswerkbeleid &ndash; premieafdracht Wanneer een werknemer in zijn thuisland sociaal verzekerd wordt, heeft dit ook impact op de wijze waarop de werkgever zijn salarisadministratie in moet richten. Afhankelijk van het betreffende stelsel, dient de werkgever zich in het buitenland te registreren ten behoeve van de afdracht van die buitenlandse sociale zekerheidspremies. De werkgever zal in de taal van de betreffende instantie moeten communiceren met de buitenlandse autoriteiten. Conform de wet- en regelgeving van het betreffende land moeten beoordelen welke loonelementen sociale zekerheidsloon vormen en dienconform de sociale zekerheidspremies moeten berekenen. Deze premies dienen afgedragen te worden aan de buitenlandse autoriteiten en op fiscaal correcte wijze verwerkt te worden in de Nederlandse salarisadministratie zodat de werknemersbijdragen correct ingehouden worden op het loon en de werkgeversbijdragen correct fiscaal gekwalificeerd worden. Gelukkig is deze fiscale kwalificatie terug te vinden op de website van het Ministerie van Financi&euml;n(5). Het zal echter geen verbazing wekken dat de meeste Nederlandse werkgevers hier de hulp van buitenlandse en Nederlandse administratie- en advieskantoren voor nodig hebben om dit voor elkaar te krijgen. Assistentie vragen van een in het betreffende land gevestigde concernvennootschap is veelal niet logisch omdat deze entiteit geen relatie met de betreffende werknemers heeft. In Belgi&euml; is inschakeling van een zogenoemd sociaal secretariaat zelfs verplicht. Tevens betekent een dergelijke complexe payroll veelal extra werk voor de salarisadministrateur, zodat ook extra FtE ingecalculeerd moeten worden om de buitenlandse premies correct te verwerken en de shadowpayroll in het buitenland te regelen. Bij het vormgeven van beleid dient rekening gehouden te worden met de extra administratieve lastendruk en bijbehorende kosten. Tevens dient hiervoor een (communicatie) proces ontworpen te worden. Link naar thuiswerkbeleid &ndash; monitoring Wanneer een werknemer aan het begin van zijn carri&egrave;re niet substantieel thuiswerkt (of juist wel!), wil dit natuurlijk niet zeggen dat dit voor de eeuwigheid zo blijft. Het is daarom van belang om het werkpatroon van grensarbeiders regelmatig te monitoren om te checken of nog steeds voldaan wordt aan het 25% criterium. Dit om een onvoorziene sociale zekerheidsswitch te voorkomen en te vermijden dat achteraf premieafdracht en uitkeringen gecorrigeerd dienen te worden. Link naar thuiswerkbeleid &ndash; immigratie Let ook op dat de immigratieverplichtingen in het thuisland geregeld zijn wanneer de betrokken medewerkers geen EU nationaliteit hebben. Link naar thuiswerkbeleid &ndash; vaste inrichtingsproblematiek Indien iemand substantieel in zijn thuisland werkt, zou hij in dat land een vaste inrichting van zijn werkgever kunnen gaan vormen. Dit heeft tot gevolg dat een deel van de winst van de onderneming aan dat betreffende land toegerekend moet worden, met alle (administratieve) gevolgen van dien. De OESO heeft in haar, aan het begin van de COVID-19 crisis verschenen, richtlijnen voorgesteld dat tijdelijk, vanwege Corona, thuiswerkende grensarbeiders geen vaste inrichting vormen(6). Echter, om zekerheid te krijgen over de implicaties wanneer het tijdelijk thuiswerken verandert naar een meer permante situatie, is een grondige analyse van de feitelijke activiteiten van betrokkene op zijn plaats. Thuiswerken; niet of slechts beperkt voor grensarbeiders? Misschien dat u nu wel denkt; &ldquo;wat een doos van Pandora! Thuiswerken is voor grensarbeiders geen optie&rdquo;. In uw thuiswerkbeleid dient u sowieso aan te geven wie voor thuiswerken in aanmerking komt. Wellicht overweegt u om te bepalen dat iemand die aan de andere kant van de grens woont, in ieder geval dient te zorgen dat hij niet substantieel in zijn thuisland gaat werken zodat een sociale zekerheidsswitch voorkomen kan worden. De vraag is echter of een dergelijke beperking toegestaan is indien deze niet geldt voor uw werknemers die in Nederland wonen. Dit zou namelijk wel eens gezien kunnen worden als een ongeoorloofd (indirect) onderscheid naar nationaliteit en een belemmering van het vrij verkeer van werknemers. En dergelijke discriminatie of belemmering is in principe niet toegestaan op basis van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie. Naast dit juridische argument straalt een dergelijke beperking ook weinig internationale inclusiviteit uit en zou deze daarom uit sociaal maatschappelijke overwegingen mogelijk al niet wenselijk zijn. Tot slot Het nieuwe werken zal voor veel ondernemingen die altijd dachten &ldquo;niks internationaals&rdquo; te hebben mogelijk tot nieuwe inzichten leiden. Houd bij het vormgeven van het thuiswerkbeleid daarom niet alleen rekening met de nationale aspecten maar betrek tevens de internationale componenten. Verifieer hoeveel internationale werknemers betroffen zijn en bepaal mede op basis daarvan de keuzes voor wat betreft de implicaties van thuiswerken voor grensarbeiders. Een goede voorbereiding is het halve werk en de ervaring leert dat een sociale zekerheidsswitch vooral in het begin extra aandacht vergt en tijd kost. Indien de processen en afspraken echter vooraf goed ingeregeld zijn, verloopt de maandelijkse payroll uiteindelijk soepel en is er niks wat niet te regelen valt. In het voorgaande ben ik voornamelijk ingegaan op de implicaties van thuiswerken voor grensarbeiders. Naar verwachting zullen ook uitzendingen (voorlopig) op andere wijze plaats vinden. Zogenoemde virtual assignments, waarbij de assignee ten behoeve van de buitenlandse vennootschap werkt maar zich niet daadwerkelijk naar het andere land begeeft, vormen mogelijk in sommige gevallen een blijvend alternatief voor de traditionele uitzending. Ook hier spelen onder andere bovengenoemde aandachtspunten en is het vormgeven van helder beleid en inzicht in de implicaties een absolute must. Noten 1 https://www.nibud.nl/beroepsmatig/thuiswerken-kost-e-2-per-dag/ 2 Voor de leesbaarheid van dit artikel wordt waar &ldquo;hij&rdquo; of &ldquo;zijn&rdquo; staat, tevens bedoeld &ldquo;zij&rdquo; of &ldquo;haar&rdquo;. 3 Priority question to the Commission for written answer by Monica Semedo (P-001611/2020) and Answer given by Mr Schmit on behalf of the European Commission dated 27.5.2020 (P-001611/2020). 4 Coronamaatregelen voor de thuiswerkende grensarbeider: een zegening?, prof. dr. M.J.G.A.M. Weerepas en G. Essers, Vakblad Grensoverschrijdend werken, nr. 32, juli 2020 5 https://www.rijksoverheid.nl/documenten/richtlijnen/2015/04/23/fiscale-kwalificatie-buitenlandse-socialezekerheidsstelsels 6 https://www-oecd--forum-org.cdn.ampproject.org/c/s/www.oecd-forum.org/amp/posts/65032-oecd-issues recommendations-on-implications-of-the-covid-19-crisis-on-cross-border-workers-and-other-related-cross-border-matters