Thuiswerkende grensarbeiders: tijd voor actie

Auteur: Yentl Delahaije, Global Mobility Specialist, HR bij DAF Trucks. Dit artikel is geschreven op persoonlijke titel (yentl.delahaije@daftrucks.com) De coronacrisis heeft er mede toe geleid dat de behoefte aan (gedeeltelijk) thuiswerken bij werknemers groter is geworden. Steeds meer werkgevers zien de positieve kanten hiervan in, en gaan - voor zover mogelijk en redelijk - mee in deze behoefte van werknemers. De gevolgen zijn veelal te overzien en hebben geen grote financi&euml;le impact. Het wordt echter gecompliceerder als we ons richten op de situatie van grensarbeiders die thuiswerken: hierbij ontstaan er wel aanzienlijke administratieve en financi&euml;le lasten voor werkgever en werknemer. Waar (grensoverschrijdend) thuiswerken door werkgevers steeds meer wordt gefaciliteerd, is de Europese wet- en regelgeving hier nog onvoldoende op ingericht. Ik ga in deze bijdrage in op de fiscaal- en sociaalrechtelijke aandachtspunten voor werkgever en werknemer. Hoe staan we er internationaal bezien voor, en waar dienen werkgevers en werknemers rekening mee te houden nu de coronaovereenkomsten niet langer gelden? Belastingheffing Ter illustratie neem ik het voorbeeld van een inwoner van Belgi&euml; met een Nederlandse arbeidsovereenkomst. Het salaris van deze werknemer is in beginsel belast in het werkland, Nederland. Voor elke thuiswerkdag geldt echter dat deze beloning belast wordt in het woonland Belgi&euml;. Dit geldt eveneens voor de beloning die ziet op iedere andere dag dat de werknemer fysiek buiten het werkland Nederland werkzaam is - bijvoorbeeld een zakenreis naar een derde land. Maar wat betekent dit concreet voor werkgever en werknemer? Werkgever Als het structureel thuiswerken leidt tot een vaste inrichting in het woonland, gelden er lokale (administratieve) verplichtingen voor de werkgever. De voornaamste verplichting die in ieder land geldt is de payroll verplichting. De werkgever geldt als inhoudingsplichtige voor de loonheffingen en dient een salarisadministratie te voeren in het woonland. Vooralsnog wordt vaak het standpunt ingenomen dat thuiswerken niet leidt tot een vaste inrichting in het woonland. Werkgevers dienen zich echter goed te laten adviseren om zo onaangename verrassingen te voorkomen. Indien er voor de werkgever geen inhoudingsplicht ontstaat in het woonland, blijft de impact op het gebied van de belastingheffing beperkt. Werkgevers zullen veelal volledig belasting blijven inhouden in het werkland, waar de verantwoordelijkheid bij de werknemer ligt om correcties door te voeren in de aangiften inkomstenbelasting. Aangezien dit een complex proces is zullen werknemers al snel bij hun werkgever aankloppen met vragen. Hierbij komt de zorgplicht van de werkgever om te hoek kijken. Werknemer Voor de werknemer ontstaat er in Belgi&euml; een belastingplicht over de in Belgi&euml; en eventuele derde landen gewerkte dagen. Stel dat de werknemer 4 dagen in Nederland (80%) en 1 dag in Belgi&euml; (20%) werkt, dan geldt volgens het Belastingverdrag tussen Nederland en Belgi&euml; het volgende: Nederland heeft het heffingsrecht over 80% van het arbeidsinkomen. Belgi&euml; mag als woonland het wereldinkomen (100%) in de heffing betrekken en dient vervolgens een aftrek ter voorkoming van dubbele belasting te verlenen over het arbeidsinkomen dat ter heffing aan Nederland toekomt. Voor een werknemer is dit een complex proces: De werknemer dient bij te houden waar er fysiek gewerkt wordt middels een dagenkalender; Vervolgens dient de werknemer de dagenallocatie toe te passen op het arbeidsinkomen en deze te verwerken in de aangiften inkomstenbelasting; In Nederland kan zo de te veel ingehouden loonbelasting worden teruggevorderd en in Belgi&euml; kan de verschuldigde inkomstenbelasting (zogenoemde personenbelasting) worden betaald. Naast de complexiteit komen er diverse onzekerheden voor de werknemer bij kijken: het kan zich voordoen dat de Nederlandse teruggaaf van de inkomstenbelasting langer op zich laat wachten dan het moment waarop de Belgische aanslag betaald dient te worden. Dit kan tot cashflow problemen leiden. Daarnaast is het de vraag wat de impact is op het netto inkomen van de werknemer. Dit kan zowel positief (lagere belastingtarieven door verdeling heffingsrecht) als negatief uitpakken (bijvoorbeeld als het recht op fiscale faciliteiten vervalt). Sociale zekerheid Na het vervallen van de tijdelijke corona-maatregelen zijn er op Europees niveau afspraken gemaakt(1), waardoor grensarbeiders in de periode van 1 juli 2022 tot en met 31 december 2022 nog kunnen thuiswerken zonder dat zij daardoor in een ander land sociaal verzekerd raken. Als er geen nieuwe afspraken worden gemaakt, geldt vanaf 1 januari 2023 het volgende voor onze inwoner van Belgi&euml; met Nederlandse arbeidsovereenkomst: als er 25% of meer van de totale werktijd in Belgi&euml; gewerkt wordt, raakt de werknemer sociaal verzekerd in Belgi&euml;. Concreet betekent dit voor iemand met een fulltime dienstverband dat een sociale zekerheidsswitch al plaatsvindt bij meer dan een dag per week thuiswerken. De verschuiving van de sociale zekerheidspositie heeft diverse gevolgen die onwenselijk kunnen zijn. Voor de werknemer: wijzigingen in uitkeringsrechten en wettelijk pensioen. Voor de werkgever: regelmatig controleren of werknemers boven de 25%-grens uit komen en een registratie- en payrollverplichting in het woonland. Daarnaast kunnen de premies sociale zekerheid voor zowel werknemer als werkgever hoger uitvallen (Belgi&euml; kent geen premiemaximum). Kortom, aanzienlijke administratieve lasten en onzekerheden. Wat nu? De complexiteit en onzekerheid die ontstaat voor werknemers en werkgevers als gevolg van het grensoverschrijdend thuiswerken, is voor niemand wenselijk te noemen. Daar komt nog eens bij dat er een disco&ouml;rdinatie kan ontstaan tussen de belasting- en premieheffing. Ook kunnen er tegenstrijdigheden ontstaan tussen het geldende arbeidsrecht (werkland) en socialezekerheidsrecht (woonland)(2). Aangezien thuiswerken na de coronapandemie niet meer weg te denken is uit onze maatschappij, zullen de Europese lidstaten actie moeten ondernemen om te voorkomen dat grensoverschrijdend werken totaal wordt ontmoedigd. Over potenti&euml;le oplossingen op de korte en lange termijn is al veel geschreven, waarbij een grensarbeidersregeling het meest voor de hand liggend lijkt. Het zou mooi zijn als in belastingverdragen kan worden vastgelegd dat grensoverschrijdend thuiswerken geen fiscale en sociaalrechtelijke gevolgen heeft bij een bepaald maximum aantal dagen aan thuiswerk. Werkgevers moeten ondertussen analyseren en beslissen hoe ze hun thuiswerkbeleid insteken vanaf 1 januari 2023, mochten er geen aanvullende afspraken worden gemaakt. Een beleidskeuze zou kunnen zijn dat grensarbeiders niet substantieel thuis mogen werken om een wisseling van sociaal zekerheidsstelsel te voorkomen. Daarmee voorkom je echter niet dat er een belastingplicht ontstaat voor de grensarbeider in het woonland over de thuiswerkdagen. Hier komt de nodige complexiteit bij kijken voor een werknemer. Al met al: veel vragen en nog weinig antwoorden. Wordt ongetwijfeld vervolgd. Noten 1 Richtsnoeren voor Telewerk, Administratieve Commissie, EMPL/1053-01/22-EN AC 125/22REV2, 14 juni 2022. 2 Rapport van de Commissie grenswerkers (geschrift no. 257 van de Vereniging voor Belastingwetenschap).