Wat als je werknemers vanuit thuis willen werken?

Auteur: Kim Erens, Senior consultant, EY Belastingadviseurs LLP (kim.erens@nl.ey.com) Na ruim een jaar thuiswerken begint dit voor velen te voelen als &lsquo;normaal&rsquo;. Ook na de huidige crisis zal het thuiswerken voor velen onderdeel blijven van de werkweek. Volgens EY&rsquo;s &lsquo;Work Reimagined Employee Survey 2021&rsquo; verwacht slechts 1/5 van de werknemers na de COVID-19 crisis weer 100% terug naar kantoor te gaan. Sommige bedrijven geven hun medewerkers zelfs de mogelijkheid om te kiezen vanuit waar ze aan het werk gaan. &lsquo;Work from anywhere&rsquo;, bedrijven als Spotify adverteren ermee maar nuanceren de quote dan ook meteen omdat er toch meer aandachtspunten aan zitten dan op het eerste oog gedacht wordt. Werkgevers worden nieuwe mogelijkheden geboden om talent te werven. Maar er zijn ook belangrijke punten waar eerst goed bij stilgestaan moet worden voordat deze stap genomen wordt. In dit artikel beschrijf ik de aandachtspunten van dit remote werken aan de hand van een voorbeeld. Situatieschets In dit artikel wordt ingezoomd op de volgende situatie: In verband met de COVID-19 crisis is mevrouw Xu, werkzaam bij ICT BV in Nederland, tijdelijk teruggekeerd naar haar familie in China. Mevrouw Xu is 2 jaar geleden vanuit China naar Nederland verhuisd om hier voor ICT BV te gaan werken. Tijdens haar tijdelijke verblijf in China heeft mevrouw Xu haar werkzaamheden voor ICT BV voortgezet. Dit remote werken is zo goed bevallen dat ze eraan denkt om in China (bij haar familie) te blijven wonen, maar ze wil wel graag voor ICT BV blijven werken. Ze besluit het gesprek met haar werkgever aan te gaan om de mogelijkheden te bespreken. Ook op ICT BV heeft het remote werken een goede indruk gemaakt en ze zijn bereid om samen met mevrouw Xu de mogelijkheden te bespreken. Omdat ze deze optie in de toekomst aan meerdere werknemers willen bieden en ook mogelijkheden zien om werknemers rechtstreeks vanuit het buitenland aan te werven zonder dat deze naar Nederland moeten verhuizen, wil ICT BV de (fiscale) mogelijkheden en aandachtspunten op een rij zetten. In de situatie waarin mensen wonen in een grensregio (bijvoorbeeld in Belgi&euml; of in Duitsland) maar werken in Nederland, bestond het werken voor een werkgever die niet in het woonland gevestigd is, ook al voor de COVID-19 crisis.Echter, misschien heeft de crisis ervoor gezorgd dat meer mensen die voorheen niet thuiswerkten opeens vanuit hun woonland werkzaamheden gingen verrichten waar dit voor de crisis nog niet het geval was. Voor deze situatie zijn er momenteel nog COVID neutraliserende maatregelen getroffen met onze buurlanden. De COVID-19 crisis heeft dus op dit moment nog geen effect op de belastingheffing en sociale zekerheidspositie van deze groep werknemers. Na de COVID-19 crisis kan dit echter veranderen. In dit artikel wordt op deze situatie echter niet ingegaan, maar ook hier is het belangrijk naar de aandachtspunten te kijken. Inwonerspositie &ndash; waar &lsquo;woont&rsquo; mevrouw Xu In de situatie als hiervoor geschetst, kunnen twee verschillende periodes onderscheiden worden. Allereerst de periode waarin mevrouw Xu tijdelijk terugkeert naar China met de intentie om na de crisis terug te keren naar Nederland. Gedurende deze periode houdt zij haar huurwoning in Nederland aan, blijft ze ingeschreven bij de gemeente, houdt zij haar Nederlandse bankrekening, houdt zij haar Nederlandse simkaart, blijft haar abonnement bij de sportschool doorlopen en ga zo maar door. Periode twee vangt aan op het moment dat mevrouw Xu besluit om permanent in China te blijven wonen. Vanaf dit moment zegt zij de huur van haar woning in Nederland op, zegt ze alle abonnementen op, verkoopt haar inboedel, schrijft zich uit bij de gemeente en verbreekt zo al haar banden met Nederland (behalve de relatie met haar Nederlandse werkgever). De fiscale inwonerspositie moet (naar aanleiding van jurisprudentie) bepaald worden op basis van feiten en omstandigheden van het geval. Er is naar Nederlandse maatstaven sprake van inwonerschap wanneer er een duurzame band van persoonlijke aard met Nederland bestaat. Op basis van feiten en omstandigheden zou geconcludeerd kunnen worden dat de fiscale inwonerspositie van mevrouw Xu (vanuit Nederlands perspectief) in beide periodes verschillend is. Gedurende periode &eacute;&eacute;n, waarbij haar vertrek uit Nederland een tijdelijk karakter heeft, zou beargumenteerd kunnen worden dat zij inwoner is gebleven van Nederland. De duurzame band met Nederland blijft bestaan. Gedurende periode twee is het lastiger om dit standpunt in te nemen en zal zij eerder als niet-inwoner van Nederland kwalificeren. Inkomstenbelasting De inwonerspositie van mevrouw Xu is onder meer relevant om te bepalen waar haar inkomsten belast zijn. Op basis van de Nederlandse wet inkomstenbelasting wordt belasting geheven over het belastbare loon. Onder belastbaar loon wordt verstaan: loon overeenkomstig de bepalingen van de loonbelasting. Voor mevrouw Xu betekent dit dat in periode &eacute;&eacute;n al hetgeen dat wordt genoten uit de dienstbetrekking met ICT BV aan inkomstenbelasting onderworpen is. Echter, moeten we ook kijken naar de belastingverdragen die Nederland met verschillende landen heeft gesloten. Mag Nederland belasting heffen over inkomsten verdiend gedurende een periode waarin niet fysiek in Nederland is gewerkt? In de meeste verdragen is de hoofdregel dat het werkland belasting mag heffen over arbeidsinkomen, zo ook in het belastingverdrag met China. Onder voorwaarden mag de woonstaat (in dit geval Nederland) het volledige loon belasten. Dit wordt ook wel de &ldquo;183-dagen regeling&rdquo; genoemd (het is hierbij van belang altijd goed naar de specifieke regeling in het betreffende belastingverdrag te kijken): Mevrouw Xu is niet meer dan 183 dagen beginnend of eindigend in het desbetreffende belastingjaar in China werkzaam; en Het loon wordt niet betaald door een werkgever in China; en Het loon wordt niet doorbelast naar een Chinese vaste inrichting van de Nederlandse werkgever. Is aan alle bovenstaande voorwaarden voldaan dan mag Nederland over het volledige loon van mevrouw Xu inkomstenbelasting heffen. Anders is haar loon aan China ter belastingheffing toegewezen. Voor periode twee, waarin ze geen inwoner van Nederland meer is, geldt het volgende; volgens de wet inkomstenbelasting wordt belasting geheven over het loon dat een niet in Nederland wonende werknemer heeft verdiend met werkzaamheden verricht in Nederland. Een door een buitenlands belastingplichtige gedeeltelijk buiten Nederland vervulde dienstbetrekking (voor een Nederlandse inhoudingsplichtige) wordt geacht in Nederland te zijn vervuld. Tenzij: - de dienstbetrekking nagenoeg geheel buiten Nederland wordt vervuld, - het loon is onderworpen aan een belasting naar het inkomen die door een andere mogendheid wordt geheven; en - niet op grond van een belastingverdrag in Nederland belast mag worden. Is in periode twee aan bovenstaande voorwaarden voldaan dan wordt het loon van mevrouw Xu niet in Nederland in de belastingheffing betrokken. Loonbelasting en payroll Op basis van de Nederlandse wet op de loonbelasting wordt belasting geheven van werknemers of hun inhoudingsplichtige. ICT BV wordt aangemerkt als inhoudingsplichtige en zal dus Nederlandse loonbelasting moeten inhouden over het loon van haar werknemers. De volgende stap is om, op basis van de 183-dagenregeling in het belastingverdrag, na te gaan of Nederland belasting mag heffen. Is het antwoord ja, dan dient er loonbelasting ingehouden te worden. Is het antwoord nee, dan hoeft er geen loonbelasting ingehouden te worden. Vanaf het moment dat mevrouw Xu niet meer kwalificeert als inwoner van Nederland en zij haar dienstbetrekking gedeeltelijk of (nagenoeg) geheel buiten Nederland vervult, wordt zij niet meer aangemerkt als werknemer in de zin van de wet op de loonbelasting. Op dat moment hoeft over het loon van mevrouw Xu geen loonbelasting meer ingehouden te worden. Er dient enkel loonbelasting ingehouden te worden over loon dat op basis van het verdrag in Nederland aan belasting is onderworpen. Het is dus van belang om goed na te gaan of en over welk deel van het loon loonbelasting verschuldigd is. De vraag rest nog of er wellicht verplichtingen in China zijn. Zo kan het zomaar zijn dat ICT BV zich in China dient te registreren, een loonadministratie dient te voeren en Chinese loonbelasting dient af te dragen aan de Chinese autoriteiten. Niet alleen in periode twee maar wellicht al vanaf de eerste dag dat mevrouw Xu werkzaamheden in China gaat verrichten. Dit brengt additionele administratieve handelingen en kosten met zich mee. Het is daarom belangrijk om niet alleen in Nederland maar ook in het andere land de fiscale consequenties te beoordelen. Sociale zekerheid Ook op het gebied van sociale zekerheid is het van belang de feiten en omstandigheden goed te beoordelen en speelt de inwonerspositie een rol. Daarnaast is het van belang om te kijken of er een sociale zekerheidsverdrag bestaat tussen de twee betrokken landen &eacute;n of de situatie die speelt hierin is opgenomen. Indien er geen sprake is van een verdrag of als de onderhavige situatie niet in het verdrag geregeld wordt, dient op basis van nationale wetgeving bepaald te worden of er sociale zekerheidspremies verschuldigd zijn. Volksverzekeringen Verzekerd voor de volksverzekeringen (AOW, Anw, Wlz, AKW, Zvw) is degene die ingezetene van Nederland is &oacute;f geen ingezetene is maar ter zake van in Nederland in dienstbetrekking verrichte arbeid aan loonbelasting is onderworpen. Voor mevrouw Xu betekent dit dat zolang ze als inwoner van Nederland kwalificeert ze ook verzekerd is voor de volksverzekeringen en dus sociale zekerheidspremies dient te betalen. Ze blijft dan ook AOW opbouwen en dient haar Nederlandse zorgverzekering aan te houden. Vanaf het moment dat ze niet meer als inwoner van Nederland kwalificeert en haar loon ook niet meer in Nederland belast is, is ze niet meer verzekerd voor de volksverzekeringen. Ook dient mevrouw Xu op dat moment haar Nederlandse zorgverzekering op te zeggen. In het besluit uitbreiding en beperking kring verzekerden volksverzekeringen 1999 zijn een aantal situaties opgenomen die verzekering op basis van de volksverzekeringswetten beperken of uitbreiden. In deze situatie is het niet mogelijk om verzekeringsplicht uit te zonderen (of uit te breiden op het moment dat ze geen inwoner meer is) maar het is wel belangrijk hier altijd goed naar te kijken. Zou het wel mogelijk zijn om verzekeringsplicht uit te sluiten dan dient zij ook haar Nederlandse zorgverzekering op te zeggen. Indien het wenselijk is om in Nederland sociaal verzekerd te blijven kan onderzocht worden of er een mogelijkheid is om vrijwillige verzekeringen af te sluiten bijv. voor AOW. Hier wordt in dit artikel niet verder op ingegaan. Werknemersverzekeringen Voor de werknemersverzekeringen (WW, WIA, ZW) is verzekerd degene die in dienstbetrekking werkzaam is. De premies voor de werknemersverzekeringen worden betaald door de werkgever maar de werknemer is degene die verzekerd is voor bijvoorbeeld werkloosheid. Wanneer de dienstbetrekking buiten Nederland wordt uitgeoefend wordt enkel als werknemer (en dus verzekerde) beschouwd diegene die in Nederland woont en van wie zijn werkgever eveneens in Nederland gevestigd is. Ook voor de werknemersverzekeringen worden op basis van het besluit uitbreiding en beperking kring verzekerden werknemersverzekeringen 1990 situaties aangewezen waarbij verzekering voor de werknemersverzekeringen wordt uitgebreid of beperkt. Voor mevrouw Xu betekent dit dat zij slechts onderworpen is aan de werknemersverzekeringen zolang zij in Nederland inwoner is. In het geval dat mevrouw Xu gedurende periode 1, waarin zij nog inwoner was, werkloos wordt is het niet altijd vanzelfsprekend dat zij ook een WW-uitkering ontvangt. Hier zijn namelijk voorwaarden aan verbonden bijvoorbeeld terugkeer naar Nederland en sollicitatieplicht. Het is daarom belangrijk om ook dit vooraf goed in kaart te brengen. Op het moment dat mevrouw Xu niet meer als inwoner van Nederland kwalificeert, is zij niet meer in Nederland sociaal verzekerd voor de werknemersverzekeringen. Zij maakt op dat moment geen aanspraak meer op een Nederlandse WW-uitkering bij het verlies van haar baan of op een arbeidsongeschiktheidsuitkering in het geval van een ongeval. Dit kan grote gevolgen hebben zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Zo zijn eventuele uitkeringen in China (mocht zij hier vanuit Chinese wetgeving recht op hebben) hoogstwaarschijnlijk niet gelijk aan de uitkeringen in Nederland. Heeft ICT BV op basis van het arbeidscontract (Nederlands arbeidsrecht) de verplichting om loon door te betalen dan draaien zij zelf op voor de kosten (de uitkering vanuit het UWV valt dan weg). Onderzocht dient te worden of het mogelijk is om een vrijwillige verzekering voor arbeidsongeschiktheid of werkloosheid af te sluiten. Dit om eventueel risico, voor zowel de werkgever (door betaling loon zonder uitkering van UWV) als voor werknemer (geen recht meer op een uitkering), te verkleinen. Ook dient de situatie in China beoordeeld te worden; dient mevrouw Xu zich verplicht aan te sluiten bij Chinese sociale zekerheid instanties, dient ICT BV in China een loonadministratie te voeren ten behoeve van de afdracht van sociale zekerheidspremies of dienen zij andere acties te ondernemen? Overige aandachtspunten Naast de fiscale gevolgen en de gevolgen voor de sociale zekerheidspositie van werknemers kan het werken buiten Nederland ook consequenties hebben op het gebied van immigratie en arbeidsrecht. Heeft mevrouw Xu bijvoorbeeld een werkvergunning in Nederland dan kan zij deze niet altijd voortzetten terwijl ze bijvoorbeeld langere tijd aaneengesloten in het buitenland verblijft. Ook op het gebied van vennootschapsbelasting en transfer pricing kan deze situatie invloed hebben. Is er bijvoorbeeld sprake van een vaste inrichting in China? Het is dus van belang om ook deze aspecten goed te onderzoeken. Ook niet geheel onbelangrijk: werken in verschillende landen heeft een impact op het netto loon van werknemers en op de werkgeverslasten. Dit kan zowel positief maar ook negatief uitpakken en het is daarom aan te raden om dit vooraf in kaart te brengen. Als laatste punt, de vraag of de werkgever een algemeen beleid wil uitrollen of deze situaties incidenteel toestaan? Vanzelfsprekend is er kans op precedentwerking en zullen zodra de mogelijkheid er voor &eacute;&eacute;n werknemer bestaat meerdere willen volgen. Het is daarom belangrijk om na te denken over de wensen van de onderneming en dit samen met de aandachtspunten in kaart te brengen om zo eventueel een policy te schrijven. Of het bijvoorbeeld mogelijk is om bepaalde werknemers uit te sluiten van deze optie (bijvoorbeeld alleen voor werknemers die in grensgebieden wonen en niet voor werknemers die verder weg willen wonen) moet bezien worden. Tot slot Uiteraard zijn er nog meer situaties te bedenken waarbij internationaal werken een rol speelt. Denk aan werknemers die in dienst worden genomen door een Nederlandse werkgever zonder ook maar een dag in Nederland te werken of werknemers die slechts &eacute;&eacute;n keer per maand in Nederland werkzaam zijn. Iedere situatie zal op basis van feiten en omstandigheden beoordeeld moeten worden en kan een andere impact hebben op het gebied van inkomsten-/loonbelasting en sociale zekerheid. Dit artikel stipt slechts een paar van deze aandachtspunten aan. Op korte termijn is het denkbaar om dit soort &lsquo;remote work&rsquo; mogelijkheden slechts voor een beperkte tijd toe te staan omdat de impact dan het minst groot is en er minder &lsquo;geregeld&rsquo; hoeft te worden, bijvoorbeeld maximaal 6 weken en met de verplichting om terug te keren. Wanneer ook naar de mogelijkheden (andere talent pool) gekeken wordt en er vooraf goed inzichtelijk wordt gemaakt wat de impact is / welke zaken geregeld moeten worden, is het ook goed denkbaar om dit in de toekomst breder toe te staan. Het vooraf goed overwegen van de opties en aandachtspunten kan helpen bij het mogelijk maken van dit soort remote work oplossingen.

Menu

Wat als je werknemers vanuit thuis willen werken?

Nieuws